Que ce soit pour un séjour entre membres d’une même association, entre collèges, pour un week-end d’intégration d’étudiants ou un enterrement de vie de jeune fille ou garçon, organiser un voyage en groupe est souvent un casse-tête.
C’est une belle opportunité d’apprendre à se connaître dans un autre cadre, de percevoir ses collègues ou amis sous un autre jour et de créer des relations plus authentiques. C’est aussi l’occasion de rassembler des gens de différents groupes, de renforcer la cohésion d’une équipe et de vivre de nouvelles expériences.
Cependant, pour l’organisateur, cela représente un travail important pour assurer la réussite du séjour. Voici nos conseils :
La durée du séjour
Un week-end, une journée, ou plusieurs jours en fonction des disponibilités de chacun, du budget, et surtout, de l’ambiance que vous souhaitez créer. Un bref week-end permet déjà de nouer des liens et de vivre un séjour amusant, mais c’est à partir de quatre jours, que cela devient plus intéressant. En effet, on peut partir plus loin, en Europe par exemple, être à l’étranger permet de sortir vraiment du quotidien et d’être plus ouvert à la découverte des lieux et des personnes.
La période de séjour idéale
Pour ce qui est des dates, il est nécessaire de choisir des moments où le plus grand monde sera disponible, pour n’exclure personne. Évitez les vacances scolaires si le groupe est composé de plusieurs parents, mais privilégiez-les pour un séjour étudiant. Dans tous las cas, il vaut mieux écarter les alentours de Noël, où chacun peut être amené à retrouver sa famille, et l’été, où des projets personnels sont souvent déjà programmés.
L’organisation sur place
Réussir un voyage à plusieurs demande une certaine organisation, notamment pour que l’inertie de groupe ne prenne pas le dessus et que le séjour soit riche en activités et découvertes. Créer un programme est donc approprié, mais il est important de laisser des temps libres, pour chacun puisse se retrouver un peu seul ou se reposer. Cela laissera également la place aux imprévus et à la spontanéité !
Il peut être judicieux de créer un canal de communication commun (Facebook, Whatsapp…), ainsi les échanges seront facilités et chacun pourra s’adresser au groupe dans son ensemble. Cela vous permettra aussi de rappeler les activités prévues ou d’indiquer un changement de programme, à l’ensemble des membres du groupe d’un seul message.
Vous pouvez également assigner un rôle à chacun, en respectant leur personnalité et leurs qualités, pour que tout le monde se sente concerné et investit dans le bon déroulement du voyage.
Vous pouvez également faire appel a des agences de voyage, qui s’occupe de tout organiser pour vous selon vos demandes. Vous pourrez ainsi vivre le séjour en toute sérénité, libérer de la charge d’organisateur. Pour les voyages étudiants, vous pouvez faire appel à Insane trip, une agence de voyage spécialisé dans les séjours étudiants. Elle vous accompagne tout le long de votre projet, de la recherche de financement aux activités sur place.
L’hébergement et la restauration
En fonction du budget et du nombre de participants, il est possible de ;
- Louer un appartement ou une villa pour un confort « familiale », avec des repas confectionnés et pris sur place. C’est un choix intéressant financièrement et propice à une ambiance très conviviale.
- Pour les petits budgets, avec la volonté de passer le plus clair de son temps à l’extérieur, il y a les dortoirs, en auberge de jeunesse par exemple.
- On peut aussi louer plusieurs chambres d’un même hôtel, cela offrant à chacun un espace d’intimité en gardant une certaine proximité.
- Sans oublier le camping, à la belle saison, mais il est important de s’assurer que tout le monde soit équipé et motivé pour camper !
Quant à la restauration, il est important de bien prendre en compte les différents régimes alimentaires et de s’adapter pour que personne ne se sente exclu.
Il peut également être astucieux de modifier le placement à table, chaque soir, pour éviter la formation de clan et favoriser les échanges.
Vous n’avez plus qu’à vous lancer et à organiser ce voyage en groupe, en gardant à l’esprit que le plus important et de créer de beaux souvenirs dans une ambiance bienveillante et amusante.
